CARTA DE COMUNICACIÓ DE PAGAMENT

Les cartes que confirmen que el pagament ja s'ha efectuat tendeixen a ser curtes si en elles s'informa solament de que s'inclou el xec o xec bancari internacional per cancel·lar el deute, o s'han donat instruccions per que el banc del comprador realitzi la transferència de la quantitat endeutada al compte bancari del venedor. Però, si el pagament és contra entrega de documents o per crèdit documentari, llavors pot tenir la necessitat d’informar dels documents requerits i alguna puntualització concreta sobre tot el període de crèdit o altres aspectes.

EXEMPLE: FUSTERIA SA, escriu a COMERCIAL BARNA SL, comunicant que envia la factura de la comanda del dia 15 de juny del 2014. Data: 25 de juliol del 2014.

CARTA DE COMUNICACIÓ DE PAGAMENT

FUSTERIA S.A
C/ Major, 34
08439 Tarragona
CIF: A-86542542
954254786
fusteriasa@gmail.com
www.fusteriasa.com

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

Tarragona, 25 de juliol del 2014.

Assumpte: Carta de comunicació de pagament.

Benvolguts senyors,

Us comuniquem que, a dia d'avui hem procedit al pagament de la factura núm. 37.

El pagament s'ha realitzat mitjançant xec l'import del qual puja a 4.200€ (IVA inclòs).

Cordialment,

Mercè Rivera,

Cap de compres.

CARTA D'ENVIAMENT DE LA FACTURA

Quan s'envia la factura al client, se sol acompanyar de una breu carta en la que es fa referència al número de la factura i l'ordre de compra corresponent, la quantitat a pagar i es demana cortesament justificació del pagament.

Si el pagament es per gir o lletra de canvi a la vista de documents o per crèdit documentari, s'informa de que los documents ja s'han enviat o es sol·licita al comprador que obri una carta de crèdit irrevocable a favor del banc del venedor. A vegades, s'aprofita per comunicar també que la mercaderia ha sigut ja despatxada o que es despatxarà tan aviat com rebi justificant del pagament.

EXEMPLE: COMERCIAL BARNA SL,  escriu a FUSTERIA SA, comunicant que envia la factura de la comanda del dia 15 de juny del 2014. Data: 20 de juliol de 2014.



CARTA D'ENVIAMENT DE LA FACTURA

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

938546854
comercialbarnasl@gmail.com
www.comercialbarna.com

FUSTERIA S.A

C/ Major, 34

08439 Tarragona

CIF: A-86542542

Barcelona, 20 de juliol del 2014

Assumpte: Carta d'enviament de la factura

Benvolguts senyors,

Adjuntem la factura núm. 57 corresponent a la comanda núm. 24 d'aquest mes, l'import de la qual puja a 25.041€. (IVA no inclòs)

Els recordem que el seu pagament s'haurà de fer mitjançant xec al Banc de Sabadell, CCC: 5854 4523 24 4589623485.

Us agraïm la confiança.

Atentament,

COMERCIAL BARNA

Albert García López,

Cap de vendes.

CARTA D'ENVIAMENT DE DOCUMENTACIÓ O MERCADERIES

Aquesta carta es realitza una vegada enviada les mercaderies o documentació, per indicar la sortida d'aquests de la seva empresa.
Aquest tipus de cartes comercials serveixen per deixar constància escrita que s'ha produït l'enviament de la documentació de la documentació o les mercaderies sol·licitades.
El nucli del missatge és la comunicació de l'enviament, encara que també s'hi pot afegir alguna referència breu i concreta del producte enviat. A més, s'hi pot oferir l'enviament de més informació o la solució de qualsevol problema que pogués sorgir.
És convenient que el to sigui amable, ja que ens estem adereçant a un client amb el qual anteriorment ja hem mantingut relacions comercials.




EXEMPLE: COMERCIAL BARNA, S.L, escriu a FUESTERIA S.A, comunicant que envia la factura de la comanda del dia 15 de juny del 2014. Data: 14 de juliol del 2014

CARTA D'ENVIAMENT DE DOCUMENTACIÓ O MERCADERIES

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

938546854
comercialbarnasl@gmail.com
www.comercialbarna.com

FUSTERIA S.A

C/ Major, 34

08439 Tarragona

CIF: A-86542542

Barcelona, 14 de juliol del 2014.
Assumpte: Carta d'enviament de documentació o mercaderies.


Benvolguts senyors,

Us comuniquem que el dia 15 de juny del 2014 us vam enviar els productes sol·licitats.

Els articles els tindreu a la vostra disposició en la data i lloc indicats en l'anterior comanda.



Atentament,

Albert García López,

Cap de vendes.

CARTA D'ANUL·LACIÓ DE LA COMANDA

Aquesta carta és similar a la carta de modificació de comanda, llevat que, en aquest cas, la modificació consisteix en el fet que el client ja no desitja que li enviïn la comanda sol·licitada.

La causa de l'anul·lació serà la que determini el to per escrit:

• Causes imputables al client: el to i el contingut del missatge aniran destinats a justificar l'anul·lació, sol·licitant les oportunes disculpes i oferint una reparació adequada al proveïdor pels possibles perjudicis causats.
• Causes imputables al proveïdor: el to serà més ferm; sense abandonar la correcció, cal explicar, amb tota claredat, els motius que han portat a l'anul·lació de la comanda.

EXEMPLE: FUSTERIA, S.A, escriu a COMERCIAL BARNA S.L per comunicar-li que anul·la la comanda degut a que no te prou liquidesa i no pot pagar ara els ordinadors.

CARTA D'ANUL·LACIÓ DE LA COMANDA

FUSTERIA S.A
C/ Major, 34
08439 Tarragona
CIF: A-86542542
954254786
fusteriasa@gmail.com
www.fusteriasa.com

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

Tarragona, 5 de juliol del 2014

Assumpte: Anul·lació de la comanada.

Benvolguts senyors,

El 15 de juny del 2014, us vam enviar una carta en què us sol·licitàvem determinats productes del catàleg de novetats d'aquesta temporada.

La data de lliurament va quedar establerta el dia 30 de juny del 2014, el motiu d'al·lanulació, és que han transcorregut problemes alients a l'empresa i és possible que hagi de tancar, de forma que estem anul·lant totes les comandes que havíem realitzat.

Atentament

Mercè Rivera,

Cap de compres.

CARTA DE MODIFICACIÓ DE LA COMANDA

És possible que, un cop enviada la comanda, sigui necessari realitzar alguna modificació; fins i tot pot ocórrer que el client hagi comès algun error en redactar la carta de comanda. En qualsevol d'aquests casos, serà necessari enviar una nova carta modificant la comanda inicial.

El to serà de disculpa i caldrà explicar el motiu de la rectificació. La circumstància modificada s'ha d'expressar clarament per tal que no generi dubtes o errors posteriors.

EXEMPLE: COMERCIAL BARNA S.L, escriu a FUSTERIA, S.A per comunicar-li que modifica la comanda en els següents termes:

• El lloc de lliurament serà al domicili del venedor i la forma de pagament serà ajornada mitjançant pagaré.
• La resta de condicions es mantenen igual.

Data: 2 de juliol del 2014


CARTA DE MODIFICACIÓ DE LA COMANDA

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

938546854
comercialbarnasl@gmail.com
www.comercialbarna.com

FUSTERIA S.A

C/ Major, 34

08439 Tarragona

CIF: A-86542542

Barcelona, 2 de juliol del 2014

Assumpte: Carta de modificació de la comanda.

Benvolguts senyors,

Us remetem aquesta carta per comunicar-vos algunes modificacions necessàries a les condicions de la comanda de data 15 de juny del 2014. Els canvis que us volem transmetre són:

• El lloc de lliurament serà al domicili del venedor i la forma de pagament serà ajornada mitjançant pagaré.

La resta de condicions de la comanda es mantenen sense cap modificació.

A l'espera de notícies vostres.

Atentament,

Albert García López,

Cap de vendes.

CARTA DE DENEGACIÓ DE LA COMANDA

En aquesta carta, el proveïdor rebutja tota o una part de la comanda rebuda. Les causes poden ser de tipus molt diferents; exemple, que no hi hagi existències dels productes sol·licitats, que no es puguin complir amb els terminis de lliurament, que el client tingui factures pendents de pagament...


EXEMPLE: COMERCIAL BARNA S.L, escriu a FUSTERIA S.A, per comunicar-li que denega la comanda emesa el dia 15 de juny del 2014. Emes el 30 de juny del 2014.

CARTA DE DENEGACIÓ DE LA COMANDA

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

938546854
comercialbarnasl@gmail.com
www.comercialbarna.com

FUSTERIA S.A

C/ Major, 34

08439 Tarragona

CIF: A-86542542

Barcelona, 30 de juny del 2014

Assumpte: Carta de denegació de la comanda.

Senyors,

Acusem rebut la vostra comanda núm. 243, de data 15 de juny del 2014, en que sol·licitàveu diversos articles del catàleg de novetats de la temporada.

Els hem de comunicar la impossibilitat de servir-vos els articles sol·licitats en el termini indicat, ja que no disposem d'existències dels models sol·licitats al magatzem. De tota manera, d'aquí a deu dies rebrem unitats del nostre proveïdor, de forma que aleshores sí que podríem atendre la vostre comanda.

Quedem a l'espera de notícies vostres, esperem que aquest contra temps no afecti a les nostres relacions comercials i us agrairíem que ens tinguessin en compte per a futures compres.

Atentament,

Albert García López,

Cap de vendes.

CARTA D'ACCEPTACIÓ DE COMANDA

En aquesta carta el proveïdor respon la carta de comanda, manifestant que l'ha rebuda i que hi està d'acord. Com que aquest tipus de cartes en responen unes altres anteriors, la salutació i el comiat tindran el mateix to que la carta de comanda. A la introducció caldrà acusar rebut de la comanda, amb referència al número i la data. El nucli de la carta serà la conformitat pròpiament dita amb les condicions proposades pel client.



EXEMPLE: COMERCIAL BARNA, S.L esciu a FUSTERIA, S.A, per comunicar-li que accepta la coamanda. Data: 17/06/2014.



CARTA D'ACCEPTACIÓ DE COMANDA

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

938546854
comercialbarnasl@gmail.com
www.comercialbarna.com

FUSTERIA S.A

C/ Major, 34

08439 Tarragona

CIF: A-86542542

Barcelona, 17 de juny del 2014

Assumpte: Carta d'acceptació de comanda.

Distingits senyors,

Ens plau haver rebut la vostra comanda del dia 15 de juny del 2014, amb la qual estem conformes en tot.

Atendrem la comanda en un termini d'uns 10 dies, i us la farem arribar amb l'empres de transports SEUR.

Us agraïm la confiança.

Atentament,

Albert García López,

Cap de vendes.

CARTA DE COMANDA

La carta de comanda té una doble funció: per una banda detallar un encàrrec, de l'altra, documentar una sèrie d'acords sobre les condicions de lliurament. És important que aquestes condicions quedin especificades de forma precisa, així evitem futurs malentesos i problemes de lliurament i facturació. Cal prestar atenció a la data, ja que constarà tots els efectes com la de la comanda.



EXEMPLE: L'empresa FUSTERIA, S.A, formalitza a COMERCIAL BARNA, S.L, la comanda següent, amb data 15/06/2014:

• 9 ordinadors de 15 polzades, a 365€ la unitat.
• 8 ordinadors de 14 polzades, a 477€ la unitat.
• 15 ordinadors de 17 polzades, a 777€ la unitat.

Forma de pagament: al comptat mitjançant xec.
Lloc de lliurament: domicili del comprador.
Termini: 15 dies.



CARTA DE COMANDA

FUSTERIA S.A
C/ Major, 34
08439 Tarragona
CIF: A-86542542
954254786
fusteriasa@gmail.com
www.fusteriasa.com

COMERCIAL BARNA S.L

C/ Vilanova, 2345

02558 BARCELONA

CIF: B-85425754

Tarragona, 15 de juny del 2014

Assumpte: Carta de comanda.

Benvolguts senyors,

Hem rebut el seu catàleg amb les novetats d'aquesta temporada i ens adrecem a vostès per formalitzar una comanda dels productes que es detallen a continuació:

• 9 ordinadors de 15 polzades, a 365€ la unitat.
• 8 ordinadors de 14 polzades, a 477€ la unitat.
• 15 ordinadors de 17 polzades, a 777€ la unitat.

El preu i les condicions de pagament seran els indicats al catàleg. Els productes s'hauran de lliurar al domicili social del carrer Major, 15 dies de la data de comanda. El pagament s'efectuarà al comptat mitjançant xec al domicili de pagament habitual.

Esperem la seva resposta.

Atentament,

Mercè Rivera,

Cap de compres.

CARTES COMERCIALS

La carta comercial és un document privat, escrit i formal, que s'usa en les relacions comercials, amb l'objectiu de mantenir una comunicació empresarial amb altres comerços per realitzar, per exemple, una activitat comercial. Quan és una comunicació amb proveïdors, és per sol·licitar productes o demanar altres terminis de pagament o altres facilitats que ens serveixin d'ajuda.

Tipus de cartes comercials:

• Carta de reclamació: És una carta que es realitza per reclamar algún aspecte de les relacions comericals. Ha de ser breu, concisa i educada. 
• Carta de sol·licitud d'informació: Aquesta carta es formalitza una vegada acabat el procés de recerca de proveïdors. És una carta per sol·licitar informació necessària per fer una comanda.
• Carta d'acceptació de la comanda: Aquesta, serveix per comunicar al client la conformitat de la comanda derrerament realitzada.
• Carta de modificació de la comanda: Tant el comprador com el venedor, pot realitzar aquesta carta, per informar a l'altre la modificació d'algún aspecte de la comanda.
• Carta de denegació de la comanda: Aquesta carta la realitza el proveïdor per denegar la comanda rebuda.
• Carta de comanda: Carta realitzada per el comprador o client, que la realitza per fer una demanda dels productes o serveis de la seva necessitat.

TIPUS DE DESCOMPTES

DESCOMPTES COMERCIALS: Són disminucions que afecten el preu de catàleg d'un producte en un moment concret, en funció de la política de preus de l'empresa: promocions, rebaixes..

DESCOMPTES PER RÀPEL: Són disminucions que s'apliquen als clients que compren grans quantitats de producte. S'acumula al descompte comercial, en cas que n'hi hagi. També s'anomenen descomptes per volum de vendes. Aquest descompte és el més habitual en la relació entre els fabricants i els comerciants.

DESCOMPTES PER PAGAMENT IMMEDIAT: s'aplica quan el client paga al comptat en un determinat termini i es clàusula sobre el total resultant a pagar al client.

REGISTRE DE COMANDES REBUDES

El registre de comandes rebudes es realitza des del departament comercial, per que així es 

porti un control voluntari de les entrades de mercaderies de l'empresa. Aquest registre el pot 

portar tant l'empresa compradora(comandes emeses) com l'empresa venedora (comandes 

rebudes). Aquí tenim un exemple de registre de comandes rebudes, és semblant al registre de

comandes emeses.

EXEMPLE: En fer la última activitat comercial amb el nostre client FIL A L'AGULLA,S.A, vam fer constar en el llibre de comandes rebudes els següents articles:

•  20 agulles petites.
• 20 agulles mitjanes.
• 20 agulles extra grans.

Registrat en el llibre de comandes rebudes.

REGISTRE DE COMANDES EMESES

El registre de comandes emeses es realitza des del departament comercial, per que així es porti un control voluntari de les sortides de mercaderies de l'empresa. Aquest registre el pot portar tant l'empresa compradora(comandes emeses) com l'empresa venedora (comandes rebudes). Aquí tenim un exemple de registre de comandes emeses.

EXEMPLE: En fer la última activitat comercial amb el nostre proveïdor MATERIALS D'OFICINA,S.A, vam fer constar en el llibre de comandes emeses els següents articles:

• Taula d'oficina amb calaixeres. 
• Cadira giratòria.
• Moble amb prestatges.

Registrat en el llibre de comandes emeses.

DIFERÈNCIA ENTRE NOTA DE DESPESES I CARTA DE PORTS

La diferència que hi ha entre nota de despeses i carta de ports, és que la nota de despeses és el document que es realitza quan el venedor ha hagut de pagar alguna cosa a càrrec del comprador, és un pagament a tercers. I la carta de ports es realitza quan el transportista lliura les mercaderies, per acreditar el seu lliurament.

CARTA DE PORTS

És un documents auxiliars més importants en la compravenda, és el que justifica el transport de les mercaderies. 

La carta de ports és un document que compleix les funcions de contracte i factura en la prestació de serveis de transports. Per tant, és la factura que lliuren els transportistes com a justificant que un determinat servei ha estat realitzat i s'ha cobrat.

Les funcions que té la carta de ports és fer de contracte i factura, en la prestació de serveis de transport. A més a més serveix per justificar el tipus de mercaderies que es transporta, especialment quan es tracta de mercaderies perilloses.

NOTA DE DESPESES

La nota de despeses és un document que el venedor realitza a càrrec del comprador i s'utilitza per reflectir els pagaments a tercers. El comprador abona al venedor la nota de despeses segons les condicions pactades i reflectides a la comanda. Aquest documents s'adjunta ala factura, el seu format és el mateix, es diferencia per que s'indica que és una nota de despeses.

Les despeses més habituals en aquest tipus de situacions són: 

• Transport
• Assegurança.
• Envasos.
• Embalatges.
• Càrrega i descàrrega de mercaderia.

Les funcions que té la nota de despeses és fer saber al comprador, que ha de pagar uns gastos que el venedor ha pagat a càrrec seu.

L'ALBARÀ

L'albarà és un document emès pel venedor, s'hio relacionen les mercaderies enviades corresponents a una determinada comanda i que acompanyen les esmentades mercaderies amb la finalitat d'acreditar els productes lliurats. Es tracta d'un imprès i, per tant, cal realitzar-lo per escrit. 

CONTINGUT DE L'ALBARÀ

• Identificació de les parts:  Dades del comprador i del venedor.
• Identificació del document: Número de document, data d'emissió, comanda de referència.
• Identificació de la mercaderia: Codi de cada producte, unitats a comprar de cada producte, descripció de cada producte, preu unitari de cada producte, preu total de cada producte.
• Condicions de lliurament: Identificació i paquets.
• Declaració de conformitat: Signatura del comprador.

LA COMANDA

La comanda és un documental mercantil, on el comprador sol·licita al seu proveïdor els productes que necessita. És una fase fundamental en la prestació del servei, ya que si no es coneixen els desitjos del client, difícilment podran satisfer. 

CONTINGUT D'UNA COMANDA

• Identificació de las parts: Dades del comprador i del venedor.
• Identificació del document: Número de document i data d'emissió.
• Identificació de la mercaderia: Codi de cada producte, unitats demanades de cada producte, descripció de cada producte, preu unitari de cada producte i preu total de cada producte.
•  Condicions de compra:  Data de lliurament, lloc de lliurament, forma de lliurament, forma de pagament, descomptes i observacions.

COMUNICACIÓ ESCRITA

És aquella que precisament es realitz per escrit. El emissor és una persona que produeix textos. Envia el seu missatge a través d'un medi escrit  com un llibre, aquest missatge arriba a molts receptors que el descodifiquen al llegirlo.

Tipus de comunicació escrita:

• La carta.
• La circular.
• Memorándum.
• La sol·licitud.
• El informe.
• Actes.
• Contratos.
• Reglamentos.
• Entrevistas.
• Boletins.

EXEMPLES DE COMUNICACIÓ ESCRITA:  - El cap de compres de l'empresa SOLS, S.A envia una carta de sol·licitud de productes a l'empresa NUVOLET, S.A.